Gönderilerin gümrüklerdeki işlemlerinin yapılabilmesi ve gümrükten çıkarılabilmesi için bazı işlemlerin tamamlanması gerekir. Bu işlemler, evraksız yapılamaz. Tıpkı gerçek kişilerin devletler arasındaki sınırlardan geçebilmesi için bazı evraklara (yabancı pasaport, vize, göçmen kartı vb.) ihtiyaç duyması gibi. Gönderilerin de sınırı geçebilmesi için gümrük kayıtlarına geçirilmesi gerekir. Bu doğrultuda gönderiye ait gümrük belgelerine ihtiyaç duyulur. İhtiyaç duyulan belgeler bazı etkenlere göre değişir: * Gönderenin ve alıcının durumu; * Ürünlerin maliyeti; * Gönderinin amacı; * Taşıma tipi; * Gümrükleme türü ve diğer etkenler